Créée en avril 2010, l’Agence Régionale de santé (ARS) Île de France a pour mission la mise en place de la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social.

Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La délégation départementale des Yvelines participe à la déclinaison opérationnelle des orientations de l’Agence au plus près des besoins de la population, Elle est l’interface au niveau local des partenaires de l’Agence.

A sa tête, le directeur départemental assure l’encadrement d’environ 60 personnes, appuyé au quotidien par la directrice départementale adjointe.
La délégation départementale est constituée de plusieurs départements: Ville-Hôpital, Autonomie, Santé-Environnement, Prévention et Promotion de la Santé, Défense et sécurité.

L’assistant.e de direction assure l’interface auprès des divers interlocuteurs de la direction.

Sous l’autorité du directeur et de la directrice adjointe départementale, l’assistant.e de direction est la personne ressource sur l’activité et le fonctionnement de la direction (directeur, directrice adjointe, correspondant défense sécurité, attachée de direction, cheffe de projet du numérique).

Les missions sont les suivantes : 

Assurer l’accueil physique et téléphonique :

• Recevoir les visiteurs en présentiel et par téléphone
• Orienter les appels téléphoniques vers les interlocuteurs identifiés
• Assurer les contacts avec les principaux interlocuteurs (DGARS/ Préfecture 78/ CD 78, les établissements de santé et médico-sociaux, association de professionnels de santé libéraux, associations)

Gérer et suivre le courrier de la direction :

• Réceptionner, trier, diffuser l’information via les différents canaux (courrier, messagerie, téléphone, internet, intranet)
• Traiter les courriers arrivés : mis en signature / à modifier / en retour pour envoi
• Rédiger les projets de courrier : concevoir et mettre en forme les documents
• Enregistrer et gérer le suivi des parapheurs en vérifiant les courriers mis à la signature de la Direction et en veillant à l’application de la charte graphique de l’Agence et des règles administratives ;
• Enregistrer les arrêtés préfectoraux et ARS ;
• Élaborer des tableaux de bord des dossiers et suivi des échéanciers
• Classer et archiver les dossiers et la documentation

Gérer et sécuriser, pour le compte de la direction, l’organisation quotidienne du travail :

• Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements
• Gérer l’organisation des réunions et les déplacements (réservation de salles, de visio, de conférence téléphonique ou de véhicule…)
• Constituer des fonds de dossiers
• Traiter l’information et effectuer des réponses de 1er niveau
• Faire du secrétariat d’instances (convocations, dossiers, émargement, prise de notes, diffusion du compte-rendu)
• Participer à la préparation et à l’organisation des conférences de territoire
• Tenir le planning des astreintes de semaines et de week-ends pour les Cadres A en collaboration avec le correspondant défense sécurité
• Participer à la logistique: documentations, fournitures, commande et maintenance de premier niveau des matériels

Apporter un appui administratif à la direction:

• Rédiger de notes et courriers à destination de la direction générale, du Préfet, des élus, et tout autre partenaires.
• Gérer tout autre dossier transversal confié par la direction

Agent de catégorie B de la fonction publique

Ouvert aux contractuels détenant un Bac à Bac +2 dans le secrétariat/ l'assistanat, ou le support à l'action managériale.

Une première expérience en tant qu'assistant.e de direction est apprécié.

Savoir

Connaissance de l’environnement institutionnel et des acteurs clés.
Connaissance des métiers et des enjeux de l’ARS.
Connaissance des techniques administratives
Connaissance des techniques de communication écrite et orale

 
Savoir-faire

Qualités rédactionnelles et bureautiques
Esprit d'équipe
Organisation


Savoir-être

Bon.ne communicant.e
Capacité d’anticipation
Esprit d'initiative
Disponibilité et Discrétion

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