La Direction de l’offre de soins est composée de 3 pôles : Ressources humaines en santé, Ville-Hôpital, Efficience et d’une cellule Projets régionaux (santé mentale, santé bucco-dentaire, santé des enfants, cancérologie, recherches, médecine légale) et sont rattachés au Directeur de l’Offre de soins.

Un Directeur adjoint, une cheffe de cabinet et une attachée de direction sont également rattachés au Directeur de l’Offre de soins. Le secrétariat a pour principale mission d’assister ces personnes. Rattaché hiérarchiquement à l’attaché.e de Direction, le secrétariat est composé d'1 assistante et d’1 assistant technique. Il est la porte d’entrée de la direction et travaille en lien avec les assistantes des 3 pôles, et les différentes directions de l’Agence, avec le secrétariat et le cabinet du Directeur général et délégations départementales.

Le socle des missions est le suivant :

- En lien avec l’attaché.e de direction, assister le Directeur et le Directeur adjoint :
• Gérer les agendas : planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements
• Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous
• Assurer le suivi des dossiers
• Préparer des documents/dossiers

- Assurer un appui occasionnel aux directions de projets médicaux :
• Suivi et relances d'appels à projets et d'enquêtes
• Organisation d’événements signalés

- Assurer les tâches de secrétariat courantes pour la direction :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Gérer la boite mail générique de la Direction
• Diffuser, classer et archiver les documents et dossiers
• Assurer la mise en forme de documents
• Mettre à jour des bases de contacts et réaliser des mailings/publipostages
• Suivre les échéances et faire des relances
• Gestion des parapheurs sur l’outil de gestion électronique des documents en lien avec l’attachée de direction
• Enregistrer, trier et distribuer le courrier (papier et électronique) en l’absence de l’assistant technique
• Envoyer l’ordre du jour et faire compte rendu de la réunion hebdomadaire des assistantes de direction de la DOS
• Transmettre le point « tensions hebdomadaires » à l’ensemble des établissements sanitaires de la région
• Publications au Recueil des Actes Administratifs

- Travailler en étroite collaboration avec l’attachée de direction et les assistantes de la DOS
• Assister l’attaché.e de direction et le.a remplacer en cas d’absence sur le suivi de certains dossiers ou des réunions
• Aider ponctuellement les autres assistant.e.s de la Direction

Cadre de B de la fonction publique

Formation d'assistant de direction

5 à 9 ans d'expérience

Savoir :

• Utilisation des outils bureautiques, traitement de texte, tableur ;
• Bonne communication écrite et orale : maîtriser les règles d’orthographe et de grammaire, savoir adapter son langage et ses messages à ses différents interlocuteurs ;
• Capacité d’analyse et voire de synthèse ;
• Bonne connaissance de l'organisation de l’Agence : connaître les directions et les services en rapport avec le poste

Savoir-Faire :

• Expérience d’un poste similaire ;
• Sens de l’organisation et de la coordination ;
• Discernement pour définir des priorités.

Savoir-Être :

• Savoir travailler en binôme
• Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative ;
• Rigueur : organisation et méthode ;
• Dynamisme ;
• Bonnes qualités relationnelles ;
• S’assurer du respect de la confidentialité des échanges ;
• Etre disponible et réactif.

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