La Délégation Départementale (DD) de Seine-et-Marne contribue à définir et mettre en œuvre la politique de l’ARS définie dans le Projet Régional de Santé (PRS) selon une approche territoriale et dans une optique de structuration et d’amélioration des parcours de santé et de facilitation de la collaboration entre les acteurs de santé du territoire.

Le Directeur assure la direction de la structure, composée d’environ 60 ETP répartis au sein des différents départements et services ainsi que des fonctions d’appui et supports.

Gestion secrétariat de la responsable du département Prévention et promotion de la santé :

- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de la responsable (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Gestion de la boite mail générique du département
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences...)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la responsable (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
- Réceptionner et trier le courrier 
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants : électronique ou papier (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Travailler en étroite collaboration avec l'attachée de direction de la délégation.

Appuyer l'attachée dans l'organisation du secrétariat de direction dans différentes tâches : 

   - Suivi et préparation de trame pour les courriers signalés

   - élaboration des dossiers de réunions pour la directrice et la directrice adjointe de la délégation

   - appui quotidien sur la mise en place des projets propres à améliorer le fonctionnement administratif de la délégation

   - assurer la transmission des informations en interne et en externe

   - participer activement à la continuité de service de la délégation en partenariat avec les assistantes du     
     pôle secrétariat

BTS Assistante de direction

Savoir  
-  Connaissance de l’environnement institutionnel (missions et principales problématiques de la direction, organisation et fonctionnement de l’Agence) ;
-  Connaissance de l’organisation du système de santé ;
-  Capacités organisationnelles, d’analyse et de synthèse ;
- L'organisation d'un secrétariat de direction

Savoir-faire 
-  Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’agence ;
-  Capacités rédactionnelles et communication écrite : rédiger tous types de documents opérationnels courants capacité d’analyse et de synthèse ;
-  Gestion des priorités ; savoir travailler en équipe.

Savoir-être 
- Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative ;
- Confidentialité et réserve ; rigueur : organisation et méthode ;
- Dynamisme ; sens du relationnel ; loyauté 
- Sens du service 

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