La Délégation Départementale de Paris (DD75) est chargée de mettre en œuvre la politique de l’Agence Régionale de Santé au niveau du territoire parisien. A sa tête, le directeur et la directrice-adjointe assurent l’encadrement de 67 personnes.
Contexte du pôle Autonomie :

Le département autonomie met en œuvre les politiques publiques dans le domaine de la dépendance des personnes âgées et handicapées.
Il a en charge le contrôle et la tarification des établissements médico-sociaux.

Sous la responsabilité de l’attaché(e) de direction, la mission support doit assurer en cas d’absence des agents référents :

- Une continuité de la fonction des secrétariats des départements
La permanence téléphonique du secrétariat de direction ou des départements
- La gestion Electronique des Documents (GED) et Gestion Electronique du Courrier (GEC)
- L'appui administratif et logistique aux autres départements

Sous l’autorité de la responsable du département autonomie :

Missions de secrétariat : Accueil téléphonique du département autonomie
- Réceptionner le courrier entrant et envoi des courriers sortants (GED et GEC)
- Mise à jour de l’inventaire
- Envoyer des messages groupés et des enquêtes
- Référent « archives » : Organiser le classement des dossiers et de l’archivage
- Gérer la boite fonctionnelle
- Assurer un suivi du planning des congés
- Logistique : réservation des salles de réunions, organisation des conférences téléphoniques, gestion des fournitures
Missions de gestionnaire :
- Suivi administratif des GEM (Groupes d’Entraide Mutuelle)
- Actualisation du répertoire du Fichier National des Etablissements Sanitaires et Sociaux
- Tableaux de bord des évaluations internes et externes des établissements médico-sociaux
- Désignation des Personnalités Qualifiées au sein des établissements sociaux et médico-sociaux

Contrôle budgétaire et financier
- Étude et analyse des budgets prévisionnels, Rédaction des rapports budgétaires,
- Etude des comptes administratifs, remplissage des systèmes d’informations,
- Instruction des Etats Prévisionnels des Recettes et des Dépenses (EPRD) et des Etats Réalisés des Recettes et des Dépenses (ERRD)
- Suivi des indicateurs de l’ANAP

Appui à la contractualisation
- Analyse des diagnostics des CPOM et des objectifs en lien avec le cadre référent
- Suivi en direct de CPOM ayant un nombre restreint d’établissements
- Accompagnement des établissements dans l’élaboration des attendues

Autorisation
- Appui de l’inspecteur pour l’instruction des dossiers de création, extension, transformation des établissements (nouvelle procédure d’appel à projets), rédaction des rapports,
- Participation aux visites de conformité avec le cadre et rédaction des comptes rendus
- Analyse des évaluations
- Tenue des dossiers de fonds/archivages

Réalisation d’enquêtes analyses de fonctionnement
- Enquêtes diverses, ponctuelles et régulières, en liaison avec l’équipe de la cellule
- Appui sur les projets ou expérimentations pouvant être menés
- Rédaction de notes sur les établissements

Bac +2 secrétariat avec une appétence pour la gestion administrative 

Connaissances :

• Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique


• Organisation, missions, fonctionnement et conditions d’intervention des services dans le champ concerné


• Applications informatiques et leurs fonctionnalités


• Techniques et règles de la communication écrite et orale


• Techniques de planification


• Techniques de recherche et ressources documentaires

Savoir-faire techniques et opérationnels :

• Apporter une assistance administrative


• Planifier les activités et les échéances


• S’organiser


• Recueillir et traiter de l’information


• Rédiger des documents


• Applications informatiques spécifiques


• Communiquer

Savoir-faire relationnels et qualités professionnelles :

• Polyvalence


• Réactivité


• Adaptabilité professionnelle


• Travailler en équipe


• Autonomie et sens de l’initiative


• Rigueur et méthode


• Sens de l’écoute et du dialogue


• Discrétion professionnelle


• Rester maître de soi

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