Placé sous l’autorité de la direction de cabinet et au sein d’une équipe complète de trois personnes, l’Assistant de direction assiste le Directeur général (DG) et son adjointe (DGA) dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique et de sécurisation des remontées des dossiers.

Organisé, autonome, dynamique, rigoureux et garant de la confidentialité absolue des dossiers, l’assistant assurer également un rôle d’interface avec l’ensemble des directions de l’agence et des partenaires extérieurs.

La fonction s’exerce en étroite collaboration la direction de cabinet. Elle nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les sollicitations nombreuses provenant de l’agence, de l’extérieur ou des responsables hiérarchiques :

Prendre en charge le secrétariat courant de la direction :

• Assister la DGA en première intention et le DG en seconde intention dans la gestion de leur activité quotidienne : gérer les agendas, planifier les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Organiser et assurer le suivi logistique des déplacements.
• Veiller, analyser et orienter les demandes reçues sur les différentes boîtes mail fonctionnelles.
• Préparer et constituer les fonds de dossiers.
• Identifier, signaler et traiter les situations urgentes.
• Contribuer à l'organisation du secrétariat : classer, archiver et assurer la gestion documentaire.
• Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs, usagers et appels téléphoniques.
   

BTS Assistant de direction - minimum / BAC + 2

Expérience avérée de 2/3 ans sur un poste similaire

Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et sollicitations. Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, discrétion, réactivité, autonomie et maîtrise des outils bureautiques, avec une aptitude au travail en équipe et au service des interlocuteurs internes et externes.

Savoirs
•         Environnement institutionnel, administratif, économique, social et technique

•         Organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné

•         Techniques et méthodes de la communication écrite et orale

•         Techniques de planification

•         Techniques de recherche et ressources documentaires

•         Applications informatiques et leurs fonctionnalités

Savoir-faire
•           Apporter une assistance administrative

•           Discerner les enjeux

•           Recueillir et traiter de l’information

•           S’organiser

•           Planifier les activités et les échéances

•           Applications informatiques spécifiques

•           Communiquer

•           Rédiger des documents

Savoir-être
•           Réactivité

•           Polyvalence

•           Autonomie et sens de l’initiative

•           Confidentialité

•           Sens des responsabilités et du service public

•           Adaptabilité professionnelle

•           Travailler en équipe

•           Rigueur et méthode

•           Sens de l’écoute et du dialogue

•           Diplomatie/médiation

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